office办公软件入门基础教程网络用户能够共享存储在其他计算机系统中的信息，在网络中共享文件有两个主要优点：
●使用户不必在本地电脑中存储多个文件副本。
●确保文件总是新的。例如， 一组用户可以使用一个文档，而不是每个人使用各自的文档然后再将它们合并到一起。
有些应用程序是多用户应用程序。例如，大多数数据库应用程序，允许多个用户在一个数据库文件中同时工作。当一个用户正在导出记录时，另一个用户可以在数据库中更新客户记录。但如果两个用户试图同时修改同一记录时会怎样呢？多用户数据库软件具有记录锁定安全保护功能，此功能将保证一次只能有一个用户对某一记录进行修改。
Excel不是多用户应用程序。打开一个Excel文件时，整个文件将被载入存储器。如果其他用户能访问该文件，您不会希望其他人修改自己打开的文件。如果Excel允许您打开并修改网络上的其他人已经打开的文件，就会出现下面的情形。
假设公司将销售信息记录在一个Excel文件中，并将该文件保存到网络服务器中。小张想向文件中添加本周的数据，于是她从服务器上载入该文件，并开始添加新数据。几分钟后，小李也载入该文件，对上星期发现的错误进行修改。小张添加完数据，保存了文件。一段时间后，小李完成了修改，也保存了文件。于是，小李的文件会覆盖小张保存的文件，小张添加的数据就会丢失。
这样的现象不会发生，因为Excel应用了一种称为文件读取权限的方案。当小张打开销售文件时，她就有了这个文件的读取权限。当小李试图打开该文件时， Excel会提示他：小张正在使用这个文件。如果他坚持要打开文件，该文件作为只读文件打开。换句话说，小李能够打开文件，但他无法用相同的文件名保存文件。如图显示的是，小李试图打开其他人正在使用的文件时所收到的信息。
小李有三种选择：
●选择“取消”，稍等，再试。他可以打电话问拥有文件读取权限的人什么时候完成。
●选择“只读”。他可以打开并阅读文件，但无法用相同的文件名保存所做的更改。
●选择“通知”，该选项以只读方式打开文件。当拥有文件读取权限的人停止使用文件时Excel将显示一条信息通知小李
