Word2003关于插入经常使用的文字和图片

若要存储和快速插入文字、图形和其他经常使用的对象,可以使用自动图文集 (自动图文集:存储要重复使用的文字或图形的位置,例如存储标准合同条款或较长的通讯组列表。每个所选文字或图形录制为一个“自动图文集”词条并为其指定唯一的名称。)。Microsoft Word 自带一些内置的自动图文集词条,例如用于信函的称呼和结束语,并且可以自己创建自动图文集词条。

  例如,如果在每月的报告中使用相同的长篇幅的声明,且不希望每个月重新键入该声明,可以创建该声明的自动图文集词条。

插入自动图文集词条

  可以使用自动图文集功能插入自动图文集词条。当您在文档中键入某词条名称开头的几个字母时,Word 将显示屏幕提示 (屏幕提示:当用户将鼠标指针悬停在某个对象(如按钮或超链接)上方时显示的简短说明。),此时您可以插入该词条或忽略该提示。

  如果使用 Microsoft Outlook 发送电子邮件,并将 Word 作为默认的电子邮件编辑器,您可以通过键入最近发送的电子邮件的收件人姓名的开头几个字母在文档中插入这些姓名。

  也可以在“自动图文集”工具栏 (工具栏:包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏,请按 Alt 然后按 Shift+F10。)上的词条列表中、从“自动图文集”菜单(在“插入”菜单上单击“自动图文集”可显示该菜单)中,或使用“自动更正”对话框中的“自动图文集”选项卡(在“插入”菜单上指向“自动图文集”,然后单击“自动图文集”命令)进行选择并插入自动图文集词条。

  词条分被分为不同的类别,例如在“自动图文集”工具栏和“自动图文集”菜单上的“结束语”或“称呼”。

  您创建的词条通常出现在“正文”类别中。创建自动图文集词条时,词条会自动链接到词条用于创建该词条的文字或图片的段落样式 (段落样式:命名和存储为集合的字符和段落格式特征的组合。可选择段落并使用样式一次将所有格式特征应用到段落中。)。Word 使用该样式确定新词条出现在哪个类别中。

  例如,如果报告的声明具有“正文”样式,Word 将自动图文集词条链接到“正文”样式,并且该词条出现在“正文”类别中。

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