Excel 下拉列表选择实现高效录入

在Word或Excel中，对于一些项目相对固定的输入，比如性别的输入，职称的输入等，如果用下拉列表选择项目的方式录入，要比手工输入方便得多。如何实现呢？

Excel中实现下拉列表选择录入

实例描述：在人员信息录入表中，比如性别要填“男”或“女”，政治面目要填“群众”或“党员”，职称要填“中学高级、中学一级、中学二级、员级”中的一项，这些都是非此即彼的录入，所以制作一个下拉选项直接选择就可省去手工重复录入。

首先，在任意一列中输入要在下拉列表中所显示的内容。然后，选定要使用下拉列表选择输入的区域，再点“数据→有效性”命令，在“数据有效性”窗体中的选“设置”选项卡，在“允许”栏中选择“序列”；在“来源”栏中点击右侧的数据区域选择按钮，用鼠标选定上面提前输入好的要在下拉列表中所显示的内容单元格，最后单击“确定”返回（图1）。

此时只要用鼠标点中区域中的任一单元格，都会在单元格的旁边出现一个下拉箭头，单击箭头，会显示出所有的设置序列，我们只要从中单击所需的项目即可完成录入（图2）。

Word中实现下拉列表选择录入

在Word中我们有时也需要在表格中添加一些非彼即此的数据，但在Word中却没有数据的有效性设置，我们可以换一下思路来实现。

实例描述：在Word文档的表格中填写相应的年级和对应任教学科，年级包括高一年级、高二年级、高三年级，学科包括语文、数学、外语等。

在Word中下拉型窗体域通常用于非此即彼的选择场合。我们设计的这个表格，在“任教学科、所属年级”中就可以使用下拉型窗体域，用户在填写表单时可以直接点击鼠标选定，不必进行输入，省去了重复输入的麻烦。

首先，插入下拉型窗体域。将鼠标移到指定位置，比如“所属年级”下面的单元格，点“视图→工具栏→窗体”，弹出“窗体”工具栏，点“下拉型窗体域”按钮（图3）。

窗体域插入后，单元格中会显示出一个小方块（在按下“窗体域底纹”按钮的情况下才会显示阴影）。窗体域底纹只在屏幕上显示，用于提醒用户该域的具体位置，并不会被打印出来。双击插入的窗体域，在弹出“下拉型窗体域选项”中“下拉项”的框格内添加下拉菜单中的选项。选中“启用下拉列表”项，点“确定”按钮即可（图4）。

这样一个单元格的下拉型窗体域就设置好了，下面的单元格就可以采用复制、粘贴的方法来完成。依次类推，完成其他项的域插入工作。

然后，保护窗体。下拉型窗体域插入完成之后，单击“窗体”工具栏上的小锁状的“保护窗体”按钮，这样除了含有窗体域的单元格外，表格的其他地方都无法进行修改。此时用鼠标单击任一窗体域单元格，在单元格的右侧会出现一个下拉小箭头按钮，点击该按钮会弹出下拉列表，在其中选择即可。全部选择好后，再点“保护窗体”按钮即可解除锁定。

这样，就能很快的完成数据的填入了。只是有些不太完美的地方，就是解除锁定后，在视图上窗体文字周围有边框，但是打印出来是没有的。