被一个人员统计害得跪搓衣板,不可思议,但真实发生了

这是一个由统计参加活动人员引发的故事。经常与数字打交道就需要有数字处理的思维,需要牢记不论何时开始统计分析都要从建立规范的数据源开始工作。规范的数据源第一条规矩就是一个单元格只记录一条信息。如果你忘了或者你没有按这条规则办事,那麻烦就会找上你,跪搓衣板也有可能。

因为赶一张成员统计表,错过了一个重要人物的电话;

因为错过了重要人物的电话,回家就跪了搓衣板。

这是一个真实的事,发生在笔者认识的一个朋友身上。朋友是挺聪明和有干劲的一个小伙子,是一家企业的统计人员。上周三下午,领导安排他统计一次大型活动的参加人员。

1.阿明身上发生了什么

阿明收到任务后,很快联系各个部门的负责人上报人员名单。很顺利,一个多小时后,阿明就收到各部门的上报,然后汇总得到这样的一个表格:

 

有毛病吗?好像没毛病,但是交给领导后,领导要求后面加一列,把各部门参加人数统计上。

 

这是一个非常非常简单的要求。用眼睛看,数数,然后手动输入人数?虽然可以,但很容易出错,因为后面还有生产2部,生产3部,都是密密麻麻一堆人名。如果简单的人数都统计出错,估计本月奖金会泡汤。 阿明终究是个聪明人,通过百度和在部落窝Excel群里求助,很快就得到了一个解决方案。 在C2单元格输入公式为:=LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2,”、”,””))+1然后下拉,从输入到下拉完成半分钟不到就得到了人数:

 

可是,真正的灾难才开始。领导说,活动中有一项团队对抗赛,每个团队20人,请把所有人员分组。分组时,尽量打乱部门限制随机组团,余下不够一个团队的人就做后勤。 距离下班不到一个小时了,阿明紧张了。打乱部门随机组团,他自己能想到的就是手动逐个复制、粘贴姓名进行分组。虽然任务简单,但好几百人,逐个复制、粘贴将很费时,并且得当心重复复制。 阿明没有犹豫,一面在群里求助,一面用万能的百度搜索。也许因为都忙于准备下班,也许是因为搜索关键词没有找准,五六分钟后阿明才得到一个方法,但是……但是该方法要求人员如下面一样是纵向一列排列的。

 

我们的朋友阿明,傻眼了,看着时间滴答滴答的过去,头脑一时短路,没想去继续搜索怎么把单元格的多个内容提取出来排成一列。而是立马投入紧张的复制粘贴手动分组中。也就是在这个时候,电话响了,紧张工作中的阿明看也没看直接挂掉。这是一个重要人物的重要电话,是阿明女友让他下班去接她的电话。

下班回家后,“悲惨”的事发生了,耙耳朵阿明跪了搓衣板。

2.为什么?

一个小小的成员统计安排任务,居然产生了这么大的后果!是阿明流年不利吗?是阿明工作不够机灵吗?是阿明女友太霸道了吗?……都不是!唯一的原罪就是阿明虽然是统计员,但缺乏数据思维,没有建立数据源的观念和习惯。阿明很努力,但他只把自己当成了一个文员,而不是一个数据统计员。 如果阿明在联系各部门上报名单的时候直接要求大家用Excel文档上报,如果阿明在汇总的时候按照数据人的习惯建立了数据源,那么所有的求助、紧张的复制粘贴都不会发生。因为有了规范的数据源,利用数据透视表即可得到人数统计;利用随机函数赋值再进行排名,再按排名顺序快速分组(就是阿明最后得到但没能使用的方法)……

也就是所有的混乱,紧张,重点并非阿明函数懂得少,而是阿明自己的操作习惯太会拉麻烦。

3.谨记

如果我们的工作常与数据打交道,那就一定要有不论何时都从建立规范数据源开始工作的理念和习惯。在阿明这次事情的身上,我们至少可以学到一条规范:一个单元格只存放一个信息(数据)! 最后,我们来看看有规范的数据源,阿明统计人数、分组会是怎么进行的。利用数据透视表统计人数非常快,不到1分钟完成:

 

利用函数进行分组也不到2分钟:第一步,利用随机函数RAND和排名函数RANK为每个人随机排名

 

第二步,利用INDEX函数和MATCH函数,按1到251(共251人)的排名顺序依次分组

 

小结:平时工作中遇到的很多问题,其实都是因为缺乏数据思维,缺乏规范的数据源造成的。今天这个问题还算是容易的,有现成的公式套路,解决起来也不难。有时候群里的伙伴提出的问题,那个数据源真是乱,别说公式了,就算是用VBA也难以理出头绪。总之养成良好的做表习惯,逐渐形成规范的数据思维,对于自己今后的工作是非常有好处的。 知识站:这里简单解释一下文中统计人数的公式。=LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2,”、”,””))+1公式运用了LEN和SUBSTITUTE函数。SUBSTITUTE是一个替换函数,可以在一个单元格中把指定的内容替换成别的内容。SUBSTITUTE(B2,”、”,””)的意思就是把B2单元格中的顿号替换成空白(””表示空白),其实就是起到删掉顿号的效果。LEN函数的作用,就是判断一个单元格或者公式结果的字数(长度)。LEN(B2)可以得到B2单元格内的字数(字+符号),LEN(SUBSTITUTE(B2,”、”,””))可以得到没有顿号的字数。那么这和人数有什么关系呢?两者相减,就得到了顿号的个数,而人数就是顿号的个数加1。分析到这一步,公式我想大家都能看明白了。

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